Politique de confidentialité.
1. Contexte
Cima Marketing est une entreprise oeuvrant dans le domaine de la gestion de médias sociaux. Dans le cadre de ses activités, Cima Marketing collecte, utilise, communique, conserve et détruit des renseignements personnels.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Cima Marketing les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit, ou dont elle les gère autrement. Elle vise également à informer toute personne concernée de la manière dont ses renseignements personnels sont traités, y compris ceux recueillis par des moyens technologiques.
2. Application et définitions
La présente politique s’applique à Cima Marketing, incluant notamment ses dirigeants, employés, consultants, sous-traitants et toute personne agissant pour son compte. Elle s’applique également au site internet de Cima Marketing, ainsi qu’à toute plateforme numérique contrôlée et maintenue par l’entreprise.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Cima Marketing, incluant ceux de :
candidats à l’emploi (temporaire ou permanent)
employés
clients actuels ou potentiels
partenaires et fournisseurs
visiteurs des sites web et plateformes numériques
Définitions
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement (ex. : nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, renseignements professionnels, bancaires ou administratifs).
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il existe un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, notamment les renseignements bancaires, médicaux, biométriques, d’identité gouvernementale ou toute autre information de nature délicate.
Les renseignements ayant un caractère public au sens de la loi ne sont pas visés par la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
3.1 Principes généraux
Cima Marketing collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités et à la prestation de ses services. Ces renseignements sont utilisés de façon légitime, confidentielle et sécuritaire.
Les services deCima Marketing ne visent pas les personnes mineures et l’entreprise ne collecte pas intentionnellement de renseignements personnels les concernant.
Les renseignements personnels peuvent être recueillis notamment :
lors d’une candidature à un emploi
lors de la conclusion d’un mandat
lors d’échanges par courriel, téléphone ou formulaire en ligne
lors de l’utilisation du site web
3.2 Consentement
Sauf exception prévue par la loi, Cima Marketing recueille les renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée. Le consentement peut être exprès ou implicite, selon la nature des renseignements et le contexte.
Cima Marketing peut, dans certains cas prévus par la loi, recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans consentement, notamment :
lorsque cela est requis par la loi
lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat
pour prévenir ou détecter une fraude
pour assurer la sécurité des personnes ou des biens
3.3 Collecte auprès de tiers
Cima Marketing peut collecter certains renseignements personnels auprès de tiers (ex. : références professionnelles, partenaires, clients), avec le consentement de la personne concernée, sauf exception prévue par la loi.
La personne concernée peut demander la source des renseignements recueillis auprès de tiers.
3.4 Utilisation et accès limité
Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment :
recrutement et sélection de personnel
gestion des mandats temporaires et permanents
gestion administrative, contractuelle et de la paie
communication avec les clients et les travailleurs
respect des obligations légales et réglementaires
L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
3.5 Communication à des tiers
Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers lorsque nécessaire, notamment :
aux clients dans le cadre d’un mandat de placement
aux fournisseurs de services (paie, hébergement, transport, services infonuagiques)
aux autorités gouvernementales lorsque requis par la loi
Cima Marketing s’assure que les tiers offrent des garanties suffisantes de protection des renseignements personnels.
3.6 Communication à l’extérieur du Québec
Il est possible que certains renseignements personnels soient communiqués ou hébergés à l’extérieur du Québec, notamment par l’entremise de fournisseurs de services technologiques. Dans ces cas, Cima Marketing procède à une évaluation des facteurs de risque et met en place des mesures de protection appropriées afin d’assurer un niveau de protection équivalent.
3.7 Technologies et témoins de connexion (cookies)
Le site web de Cima Marketing peut utiliser des témoins de connexion afin :
d’améliorer l’expérience utilisateur
d’analyser l’utilisation du site
d’optimiser les services offerts
Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur afin de refuser les témoins de connexion.
4. Conservation et destruction des renseignements
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux exigences légales.
Une fois cette durée écoulée, les renseignements sont :
détruits de façon sécuritaire, ou
anonymisés de manière irréversible
5. Responsabilités
Cima Marketing est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels est la direction générale de Cima Marketing. Cette personne veille au respect des lois applicables, à l’application de la présente politique et à la gestion des incidents de confidentialité.
6. Sécurité des renseignements et incidents de confidentialité
Cima Marketing met en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, la divulgation ou l’utilisation abusive.
En cas d’incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, Cima Marketing avisera les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément à la loi, et tiendra un registre des incidents de confidentialité.
7. Droits des personnes concernées
Toute personne peut :
accéder à ses renseignements personnels
demander leur rectification
retirer son consentement, sous réserve des obligations légales
déposer une plainte relative à la protection des renseignements
Les demandes doivent être faites par écrit.
Cima Marketing s’engage à y répondre dans un délai maximal de 30 jours.
8. Traitement des plaintes
Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels sera traitée de façon confidentielle et dans un délai raisonnable. Une réponse écrite sera transmise à la personne concernée.
9. Coordonnées
Pour toute question, demande ou plainte concernant la présente politique :
Cima Marketing
Responsable de la protection des renseignements personnels
📧 Courriel : erika@cimarketing.ca
📞 Téléphone : 418 448-9620
10. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur les plateformes officielles de Cima Marketing. Elle peut être modifiée en tout temps afin de demeurer conforme aux lois applicables. Toute modification sera rendue publique.